CONTROLADORIA 

1) CONCEITOS

Controladoria: é o conjunto de princípios, procedimentos e métodos que tem por objetivo acompanhar e orientar a gestão, subsidiando o processo decisório e buscando atingir a eficiência e eficácia da gestão dos recursos organizacionais.

Nota de Controladoria é o documento expedido pela Divisão de Controladoria, dirigido ao responsável pelo Núcleo de Controle Interno, com vistas a informar sobre constatações das atividades de controladoria.

Requisição de Documentos e Informações é o documento expedido pelo responsável do Núcleo de Controle Interno ou pelo Chefe da Divisão de Controladoria, ao dirigente da unidade fiscalizada para requisitar documentos, informações e/ou esclarecimentos necessários à execução do trabalho. A Requisição de Documentos e Informações deve fixar prazo para seu atendimento, estabelecido, sempre que possível, em comum acordo com a unidade fiscalizada.

 

2) COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES

Competências da Divisão de Controladoria:

I. elaborar o Plano Anual de Controladoria - PAC, a ser executado no ano seguinte;

II. elaborar o Relatório Anual de Controladoria - RAC, descrevendo as atividades de controladoria realizadas no exercício anterior e seus resultados;

III. realizar as atividades de controladoria mediante a aplicação de métodos e técnicas apropriadas, respeitando o contido no Manual  de Controladoria (Instrução Normativa nº 04/2014);

IV. expedir Notas de Controladoria dirigidas ao responsável pelo Núcleo de Controle Interno para informar sobre constatações decorrentes das atividades de controladoria, sempre que identificadas irregularidades, ilegalidades, não conformidades, ações e/ou omissões que possam comprometer a gestão do Poder Judiciário do Estado do Paraná ou, ainda, sejam contrárias aos princípios que regem a Administração Pública;

V. acompanhar o tratamento dispensado às questões indicadas nas Notas de Controladoria ratificadas pelo responsável pelo Núcleo de Controle Interno, com a finalidade de averiguar se a situação relatada foi ajustada e/ou se as recomendações foram  aplicadas;

VI. manter o Manual de Controladoria atualizado e promover sua divulgação para todas as unidades do Poder Judiciário do Estado do Paraná que estejam sujeitas às atividades aqui disciplinadas;

VII. atuar em conjunto com as diversas unidades do Poder Judiciário do Estado do Paraná com o objetivo de proceder à manutenção e o aperfeiçoamento dos Sistemas de Informações Gerenciais;

VIII. cumprir as disposições do Manual de Controladoria.

 

Responsabilidades e obrigações das unidades sujeitas às atividades de controladoria:

I. atender com prioridade e no prazo estabelecido as solicitações do Núcleo de Controle Interno;

II. permitir aos integrantes do Núcleo de Controle Interno livre acesso a todos os documentos, relatórios, informativos, acervos, bancos de dados, softwares, equipamentos, materiais, ambientes e demais elementos que forem requisitados ou necessários,  além de fornecer-lhes as informações requeridas e outras que sejam relevantes;

III. não omitir informação, documento ou processo aos integrantes do Núcleo de Controle Interno;

IV. participar, sempre que convidadas ou convocadas, dos eventos de divulgação do Manual de Controladoria e de suas alterações, bem como das discussões técnicas visando as suas atualizações;

V. consultar o Núcleo de Controle Interno, por escrito, sempre que surgirem dúvidas sobre os procedimentos a serem adotados nas atividades de controladoria que não estejam contemplados ou adequadamente esclarecidos neste Manual;

VI. manter este Manual de Controladoria à disposição de todos os servidores da unidade, zelando pelo seu fiel cumprimento;

VII. cientificar os servidores quanto as constatações noticiadas mediante Notas de Controladoria, bem como as recomendações emitidas pela Divisão de Controladoria, no intuito de contribuir para o saneamento da impropriedade indicada e evitar ocorrências  similares.

 

3) FINALIDADE DAS ATIVIDADES DE CONTROLADORIA:

  • acompanhar a gestão administrativa, operacional, contábil, econômica, financeira, orçamentária, de pessoal, patrimonial e dos demais recursos do Poder Judiciário ou sob sua guarda e gestão;
  • analisar a adequação na utilização dos recursos próprios do Poder Judiciário ou sob sua guarda e gestão;
  • acompanhar o Planejamento Estratégico e seus desdobramentos, visando verificar o cumprimento dos planos e objetivos traçados e identificar e analisar causas que levam ao descumprimento dos planos e objetivos definidos;
  • acompanhar a medição e reportar a eficiência dos objetivos estratégicos e a efetividade dos projetos, estrutura organizacional e procedimentos para atingimento desses objetivos;
  • monitorar os processos de trabalho organizacionais, avaliando a sua eficiência, eficácia e efetividade, bem como a observância às Instruções Normativas e demais instrumentos legais;
  • acompanhar os atos de gestão do Poder Judiciário visando avaliar a legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, razoabilidade, eficiência, eficácia, motivação e economicidade;
  • sugerir melhorias que resultem em redução de custos e/ou ganho de eficiência e efetividade nas atividades desenvolvidas pelo Poder Judiciário.

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4) OPERACIONALIZAÇÃO DO CONTROLE ORGANIZACIONAL

O acompanhamento realizado pela Divisão de Controladoria é feito em três dimensões:

 

  1. De gestão: consiste no acompanhamento, suporte e verificação do processo de gestão administrativa, operacional, contábil, econômica, financeira, orçamentária, de pessoal, patrimonial e dos demais recursos do Poder Judiciário ou sob sua guarda e gestão.
  2. De dados e informações: consiste na verificação dos registros e eventos que tenham repercussão econômica, contábil, financeira e orçamentária.
  3. De controles e procedimentos internos: consiste no apoio para a edição de atos normativos e estabelecimento de procedimentos internos formais com o propósito de padronizar os processos de trabalho em todos os níveis da instituição.