AUDITORIA INTERNA

1) PRINCIPAIS CONCEITOS

Auditoria Interna: procedimento realizado pelo Núcleo de Controle Interno mediante exame sistemático, aprofundado e independente, com a finalidade de medir e avaliar a integridade, adequação, economicidade, eficácia, eficiência e efetividade dos Processos de Trabalho e seus controles internos geridos e executados pelas diversas unidades do Poder Judiciário do Estado do Paraná.

Evidências: elementos obtidos durante os trabalhos de auditoria através de observações, comprovações físicas, inspeções, cálculos, entrevistas e exames de documentos e registros, que se apresentam materializados nos papéis de trabalho e servem de fundamentação às conclusões do auditor.

Papéis de Trabalho: documentos nos quais são registrados os achados de auditoria, servindo de comprovação do trabalho efetuado, mediante documentos ou apontamentos elaborados ou colhidos pelo auditor durante a realização da auditoria, as informações e as provas que servem de suporte aos relatórios e conclusões da auditoria.

Requisição de Documentos e Informações: documento expedido pelo líder de auditoria ao dirigente da unidade auditada, ou a servidor por ele indicado, para requisitar documentos, informações e/ou esclarecimentos necessários à execução do trabalho. A Requisição de Documentos e Informações deve fixar prazo para seu atendimento, estabelecido, sempre que possível, em comum acordo com a unidade auditada.

Achados de Auditoria: situações em desconformidade com o padrão utilizado, constatadas durante a realização dos exames, que constituirão em itens de relatório de auditoria.

Relatório Preliminar de Auditoria Interna: documento formal, emitido pela equipe de auditoria, que refletirá os resultados preliminares da Auditoria Interna, fixando prazo para as unidades auditadas apresentarem suas justificativas para as desconformidades apontadas.

Relatório Final de Auditoria Interna: documento formal, emitido pela equipe de auditoria, que apresenta os resultados finais da Auditoria Interna.

Recomendações de Auditoria: providências sugeridas no Relatório Final de Auditoria Interna para modificações nos processos de trabalho auditados que, se aprovadas pelo Presidente, deverão ser adotadas pelos Órgãos Gestores e Executores dos Processos de Trabalho, com vistas à observância aos princípios da legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência e eficácia.

 

2) RESPONSABILIDADES E OBRIGAÇÕES DAS UNIDADES SUJEITAS À AUDITORIA INTERNA:

  • atender, com prioridade e no prazo estipulado, às solicitações do Núcleo de Controle Interno;
  • permitir aos integrantes do Núcleo de Controle Interno livre acesso a todos os documentos, relatórios, informativos, acervos, bancos de dados, softwares, equipamentos, materiais, ambientes e demais elementos que forem requisitados ou necessários, relativos à área objeto da auditoria interna, além de fornecer-lhes as informações requeridas ou outras que sejam relevantes;
  • não omitir, sob qualquer pretexto, informação, documento ou processo, aos integrantes do Núcleo de Controle Interno;
  • participar, sempre que convidadas ou convocadas, dos eventos de divulgação do Manual de Auditoria e de suas alterações, bem como das discussões técnicas visando às suas atualizações;
  • consultar o Núcleo de Controle Interno, por escrito, sempre que surgirem dúvidas sobre os procedimentos a serem adotados relativos à atividade de auditoria interna que não estejam contempladas ou adequadamente esclarecidas neste Manual;
  •  manter o Manual de Auditoria (Instrução Normativa  nº 01/2014) à disposição de todos os servidores da Unidade, zelando pelo seu fiel cumprimento;
  •  cientificar os servidores quanto às irregularidades e recomendações efetuadas nos trabalhos de auditoria.

 

3) FINALIDADES DAS AUDITORIAS INTERNAS:

  • medir e avaliar a eficiência e eficácia dos procedimentos de controle interno adotados em todas as Unidades do Poder Judiciário do Estado do Paraná;
  • aferir a efetividade das rotinas internas definidas nas instruções normativas e, quando cabível, apresentar sugestões para o aprimoramento destas, além de verificar o cumprimento das legislações pertinentes ao objeto de cada auditoria;
  • examinar os atos e fatos administrativos para comprovar sua legalidade e legitimidade e avaliar os resultados alcançados nos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, operacional contábil e finalística;
  • subsidiar à Administração, através dos relatórios de auditoria, informações e sugestões para aprimoramento nos procedimentos de controle;
  • medir e avaliar a execução das diretrizes, objetivos e metas previstos no Planejamento Estratégico, Plano Plurianual - PPA, na Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO e Lei do Orçamento Anual - LOA;
  • obter subsídios para confirmar ou descartar a existência de situações apresentadas em denúncias ou fatos que motivem sua abertura.

 

4) FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA: planejamento, execução e acompanhamento

a) Planejamento

O planejamento da auditoria é a etapa que compreende os exames e estudos preliminares a respeito do objeto a ser auditado, avaliação dos pontos críticos, os objetivos alcançáveis, os procedimentos, técnicas e recursos a serem empregados e o prazo para sua realização.

b) Execução

Fase em que os objetos de auditoria são analisados utilizando as técnicas e procedimentos previstos no planejamento das atividades. Durante essa fase poderão ser identificados os achados de auditoria, que consistem em fato significativo, digno de relato, constituído de quatro atributos essenciais: situação encontrada ou condição, critério, causa e efeito. É importante ressaltar  que:

  • os achados de auditoria decorrem da comparação da situação encontrada com o critério estabelecido no programa de auditoria e devem ser devidamente comprovados por evidências, sendo que o achado pode ser negativo, quando revela impropriedade ou irregularidade, ou positivo, quando aponta boas práticas de gestão;
  • os esclarecimentos acerca de indícios consignados nos achados de auditoria devem ser colhidos por escrito ao longo da fase de execução da auditoria, por intermédio de expediente de Requisição de Documentos ou Informações, evitando-se mal-entendidos e minimizando o recolhimento de informações posteriores;
  • os achados são preliminares, podendo ser corroborados ou excluídos em decorrência do aprofundamento da análise ou de esclarecimentos apresentados e,  ainda, que poderá haver inclusão de novos achados;
  • os esclarecimentos dos responsáveis acerca dos achados preliminares de auditoria, consistentes em manifestações formais apresentadas por escrito em resposta à Requisição de Documentos ou Informações, deverão ser incorporados nos relatórios como elemento de cada achado, individualmente.

O Relatório Preliminar de auditoria será encaminhado pelo Coordenador do Núcleo de Controle Interno às unidades auditadas, oportunizando-se prazo suficiente para a apresentação de esclarecimentos e justificativas para a revisão dos achados de auditoria, informando ainda eventual adoção de medidas de controle.

O Relatório Final de Auditoria Interna será encaminhado inicialmente ao Presidente do Tribunal de Justiça e posteriormente às unidades auditadas. Sendo o relatório acolhido pelo Presidente do Tribunal de Justiça as unidades auditadas deverão implementar as recomendações da auditoria. Decorrido prazo suficiente para que as unidades auditadas implementem as recomendações acolhidas pelo Presidente do Tribunal de Justiça, iniciará a fase de acompanhamento de auditoria, oportunidade em que será verificada a implementação das recomendações da equipe de auditoria e aquelas acolhidas pelo Presidente do Tribunal de Justiça.

c) Acompanhamento

O acompanhamento das auditorias consiste na elaboração de documento, pelo Núcleo de Controle Interno, encaminhado ao responsável pela unidade auditada, solicitando informações a respeito das medidas tomadas em relação as determinações e da eventual implementação das recomendações constantes do relatório, bem como das providências adotadas, fixando-se prazo para a resposta.