O Departamento do Patrimônio do Tribunal de Justiça do Paraná (TJPR) produziu no fim deste ano um relatório analítico sobre as atividades realizadas na unidade desde fevereiro de 2017. O documento enumera iniciativas voltadas à otimização das rotinas administrativas e novos projetos implantados pelo Departamento, que tem como principais atribuições a aquisição, o controle, a guarda e a distribuição de bens permanentes e materiais de consumo às diversas unidades administrativas e judiciais do Poder Judiciário em todo o Paraná.

Inventário Descentralizado

Uma das principais iniciativas realizadas pela atual gestão na área do Patrimônio foi a descentralização do inventário dos bens permanentes. Com essa ação, realizada no final de 2017 e em setembro deste ano, os próprios servidores passam a ser responsáveis por conferir e atualizar a localização de cada bem cadastrado no sistema eletrônico Hermes, desenvolvido pelo Tribunal de Justiça para auxiliar no controle patrimonial.

Os bens inventariados são aqueles controlados por plaqueta patrimonial, como mesas, armários, equipamentos eletrônicos e outros materiais permanentes. Esses objetos, que possuem um código único de identificação, são atribuídos no sistema às próprias pessoas que os utilizam, tornando cada um responsável pelo cuidado e conservação do patrimônio público utilizado no TJPR. O inventário descentralizado anual será a ferramenta para se alcançar e manter atualizada a realidade patrimonial e contábil dos bens do Tribunal de Justiça. Em 2018 a iniciativa contou com a adesão de 99,83% das unidades.

Melhorias nas licitações

No dia 4 de outubro deste ano o TJPR realizou a primeira licitação transmitida ao vivo, tendo como objeto a aquisição de vestuário para a Semana Nacional da Conciliação. O procedimento, que pode ser acompanhado por qualquer cidadão pela internet, traz mais transparência aos procedimentos licitatórios, em atendimento aos dispositivos da Lei Estadual nº 19.447/2018.

Durante a atual gestão também houve a revisão dos editais de licitação para torná-los mais concisos, claros e padronizados. Um outro avanço ocorreu em relação ao sistema informatizado. O Tribunal de Justiça firmou um Termo de Cooperação Técnica com o Ministério do Planejamento para acesso ao sistema COMPRAS NET. Essa plataforma pode ser utilizada em caso de eventual indisponibilidade com o sistema licitações-e, utilizado atualmente.

Central de Distribuição

Com o objetivo de melhorar as condições de trabalho, recentemente foi realizada uma reforma na Central de Distribuição do Tribunal de Justiça, localizada no bairro Ahú, em Curitiba. As paredes externas foram pintadas e o espaço foi adequado com a colocação de iluminação. Também foi realizada a pintura das salas de trabalho e das partes internas do depósito que apresentavam sinais de deterioração, além de uma readequação elétrica em todo o local. A reforma contemplou ainda a instalação de persianas e de pisos laminados nas salas de trabalho e a instalação de câmeras de vigilância com controle à distância.

Renovação da frota

O Departamento do Patrimônio optou pela locação de veículos de serviço para reduzir custos com manutenção e seguro. Com a conclusão do procedimento licitatório, essa inciativa também reduzirá custos com documentação, limpeza e gastos operacionais. Com essa iniciativa haverá liberação de recursos públicos para a realização de mais investimentos para um melhor atendimento jurisdicional à população.

Também há um projeto, retomado neste ano, para terceirizar as entregas de materiais às Comarcas do interior. A medida irá reduzir a necessidade de deslocamento de servidores do TJPR e tornará mais eficiente o atendimento às unidades que demandam materiais de consumo e bens permanentes.

Melhorias administrativas

O Departamento do Patrimônio implementou neste ano o Projeto LEAN, inspirado nos conceitos da "Lean Manufacturing" (manufatura enxuta ou esbelta), uma filosofia de gestão com foco na melhoria contínua, na redução de desperdícios, e no estabelecimento de metas.

No âmbito desse projeto, foi realizado o reaproveitamento do mobiliário do Fórum Criminal e dos Juizados Especiais de Curitiba com economia de cerca de R$ 3 milhões (meta de redução de desperdícios). Foi criado um canal para que servidores e estagiários possam apresentar propostas de melhorias às rotinas de trabalho e de práticas mais sustentáveis. Essas sugestões são analisadas e a melhor sugestão do mês é premiada com elogio funcional. Com essa iniciativa o Departamento do Patrimônio busca a implementação de todas as propostas que tragam benefício para a administração.

Com o objetivo de melhorar a eficiência nos processos, foram implementadas as seguintes iniciativas: melhoria de layout dos fluxos de materiais; estabelecimento de rotinas de controle de entradas e saídas do estoque; inventários periódicos de estoque, para corrigir as diferenças entre o inventário físico e os registros do controle de estoques; planejamento dos períodos de compra, com a identificação da rotatividade dos itens, avaliações periódicas das quantidades e previsões de fornecimento para evitar o excesso de estoque; maior reaproveitamento de mobiliários devolvidos pelas unidades, os quais estão sendo limpos e embalados para reduzir a possibilidade de danos no transporte; estabelecimento de um plano de ação para melhorar o processamento das doações na Seção de Alienação e Baixa de Bens; implementação da cotação eletrônica para contratação de empresa por dispensa de licitação, garantindo a participação de mais empresas no processo; e implantação de assinatura digital para os contratos e aditivos.

Foram realizadas, ainda, melhorias na Divisão de Administração de Materiais, com a redução do número de itens em estoque. Os itens obsoletos estão sendo doados para Secretaria de Educação e para o Centro de Educação. Com a diminuição da quantidade dos itens em catálogo, e com a contratação da entrega terceirizada, o Departamento aumentará a frequência de entregas nas Comarcas, possibilitando a redução dos estoques nas pontas. O relatório do Departamento do Patrimônio aponta que o objetivo de todas essas medidas é conferir mais economicidade e eficiência na prestação dos serviços na área patrimonial.