Eficiência e transparência norteiam o sistema de controle de estoques de materiais do TJPR
EFICIÊNCIA E TRANSPARÊNCIA NORTEIAM O SISTEMA DE CONTROLE DE ESTOQUES DE MATERIAIS DO TJPR
Estatísticas auxiliam a gestão de insumos utilizados pelo Poder Judiciário em todo o Estado
A logística e o armazenamento dos bens de consumo utilizados pelo Poder Judiciário Estadual – como papel, material de escritório e insumos de informática – passam pela Divisão de Administração de Materiais (DAM) do Departamento do Patrimônio do Tribunal de Justiça do Paraná (TJPR). Em maio de 2019, o setor estabeleceu indicadores de desempenho para monitorar suas atividades e ajudar a identificar pontos de melhoria.
Os indicadores surgiram de uma sugestão apontada no Projeto Lean – que busca reduzir desperdícios e evitar o retrabalho. Eles servem, também, como ferramenta para a identificação e a gestão de riscos, projeto em andamento no TJPR. Os seguintes indicadores foram delineados a partir do Lean:
- Critérios estatísticos para manutenção do estoque (patamar para novo abastecimento de materiais, estoque mínimo e quantidade a ser reabastecida);
- Indicador para medição precisa dos itens mantidos em estoque;
- Cobertura do estoque para atendimento das requisições;
- Tempo de reposição dos estoques;
- Giro do estoque;
- Taxa de atendimento das requisições e
- Análise gráfica para avaliar a evolução da gestão dos estoques e compras da Divisão.
Segundo o Chefe da DAM, Antonio Carlos de Bem Monteiro, medir os resultados é essencial para o sucesso na gestão de materiais: “Com a adoção dos indicadores de desempenho a Divisão busca retornos positivos, seja no controle das atividades e identificação de problemas, seja na satisfação dos clientes internos e, principalmente, na definição do ‘norte’ a ser seguido para o aprimoramento das atividades executadas pela Divisão”.
Facilidade para definir objetivos e mensurar resultados
Por meio dos indicadores é possível mensurar os resultados obtidos, realizar a análise crítica das atividades envolvidas, identificar performances não adequadas, além de monitorar e diagnosticar o desempenho, facilitando o planejamento e a tomada de decisão dos gestores do TJPR.
A análise crítica do estoque é fundamental para que a Administração Pública não incorra em erro na definição das quantidades de materiais adquiridos, bem como no tempo necessário para reposição. Tanto a falta de itens, quanto o excesso de estoque são prejudiciais. Excedentes são identificados como desperdícios pela filosofia Lean.
A identificação do ponto de reabastecimento, bem como a análise do tempo de reposição são fundamentais para a Administração, visto que as contratações públicas têm desafios extras, como o tempo necessário para o processamento da licitação, as intercorrências contratuais e eventuais problemas com licitantes.
Além das estatísticas, o aspecto humano também está presente, pois o monitoramento estimula os envolvidos nas atividades do setor, uma vez que é possível estabelecer parâmetros e objetivos claros a serem alcançados.
Monitoramento do estoque é sinônimo de eficiência e transparência
A adoção de indicadores de desempenho na Administração Pública é uma importante ferramenta de gestão, pois possibilita a avaliação da credibilidade dos serviços prestados, a eficiência operacional, o auxílio no planejamento dos gestores e, ainda, a ampliação da transparência dos serviços executados – medida alinhada aos 6 E’s: eficiência, eficácia, efetividade, economicidade, excelência e execução.
A próxima etapa será a implantação dos indicadores de desempenho no Sistema Hermes (utilizado pelo TJPR para a gestão de bens permanentes), possibilitando aos gestores a consulta em tempo real dos indicadores de desempenho das atividades.
Saiba mais sobre o Projeto Lean.
Conheça a política de gestão de risco do Judiciário Paranaense.